Qué es un sistema punto de venta y cuáles son sus beneficios

Escrito por QUPOS

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Sin importar el tipo o tama√Īo de negocio que usted tenga, es importante contar con una soluci√≥n tecnol√≥gica que le permita facilitar varias de las actividades diarias que se realizan y se adapte a las exigencias del mercado actual.

Los sistemas punto de venta pueden ser la mejor solución, ya que le permite:

  • Recopilar y registrar con precisi√≥n los datos de su comercio.
  • Reducir los errores humanos en la informaci√≥n.
  • Contar con la informaci√≥n que le permita comprender lo que realmente le funciona a su negocio.
  • Mejorar y crecer continuamente como negocio.

Por ello, en este artículo le detallaremos:

1. ¬ŅQu√© es un sistema punto de venta y por qu√© es importante?
2. Beneficios de utilizar un sistema POS en su negocio
3. ¬ŅC√≥mo funciona un sistema punto de venta?
4. ¬ŅCu√°les son las caracter√≠sticas que debe de contemplar un sistema punto de venta?
5. 3 se√Īales que indican que necesita implementar un POS en su negocio
6. ¬ŅCu√°l es el proceso para implementar un sistema punto de venta en su negocio?
7. Sistema punto de venta QUPOS

¬ŅQu√© es un sistema punto de venta y por qu√© es importante?

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Un sistema punto de venta, también conocido como sistema POS (Point of Sale), es una herramienta informática adaptada con equipo o hardware que ayuda automatizar distintas tareas y procesos de un negocio o comercio como:

  • Control de ventas
  • Control de inventario
  • Reportes
  • Facturaci√≥n

Asimismo, centraliza todos los datos de los clientes para llevar un mejor registro de estos mismos.

¬ŅPor qu√© es importante contar con un sistema POS?

Es importante integrar esta herramienta a su negocio ya que le permite:

  • Facturar de manera m√°s √≥ptima.
  • Tener un mejor control de las ventas.
  • Realizar de forma sencilla el inventario de esta misma a fin de conocer la cantidad exacta de los productos que hay en su negocio.
  • Registrar la entrada y la salida de los insumos.

Beneficios de utilizar un sistema POS en su negocio

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Reducir errores

Al contar con un sistema punto de venta, se disminuyen errores humanos en algunas de las actividades diarias (especialmente en el √°rea de contabilidad) al automatizar cada una de ellas. Esto permite tener un registro claro de las transacciones realizadas en su comercio.

Ahorrar tiempo

Un cliente puede realizar sus compras en el menor tiempo posible, lo que mejora, en gran cantidad, la experiencia que tuvo en su comercio. Asimismo, el sistema POS permite realizar operaciones complejas (como el c√°lculo de impuestos o descuentos) de manera r√°pida y sencilla.

Mejorar el control de inventario

Los software punto de venta ayudan a mantener un buen control de los productos en el inventario a fin de que se pueda visualizar con facilidad el movimiento de estos mismos y gestionar de mejor manera las órdenes con los proveedores.

Generar reportes de venta

Estos se realizan y mantienen actualizados en tiempo real. Contar con estos datos le permitir√° a su encargado de ventas conocer lo que les est√° funcionando en su negocio a fin de generar mejores estrategias comerciales.

¬ŅC√≥mo funciona un sistema punto de venta?

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Existen dos tipos de puntos de ventas: punto de venta tradicional y punto de venta en la nube. A continuación le detallaremos en qué consiste cada uno.

Sistema punto de venta tradicional

Funciona a través de computadoras con software interno y sin la necesidad de una conexión a internet. Generalmente se almacena toda la información en un solo servidor. Para actualizarlo, es necesario hacerlo de manera manual y con el apoyo del proveedor de tecnología que instaló el sistema.

Sistema punto de venta en la nube

Almacena todos los datos del negocio en un servidor en línea, lo que permite que los usuarios de su negocio puedan acceder a esta misma desde cualquier lugar y dispositivo con conectividad a internet. Este se va actualizando de manera automatizada y funciona de dos maneras:

  • Completamente online: La informaci√≥n se almacena completamente en l√≠nea o en la nube y se puede acceder con facilidad desde cualquier dispositivo. Sin embargo, si hay un problema de conexi√≥n en este sistema se le dificultar√° operar.
  • H√≠brido: Permite que los usuarios puedan realizar sus actividades (como generar ventas) cuando no hay conexi√≥n a internet y sincronizar la informaci√≥n a la nube de manera autom√°tica cuando la conexi√≥n se restablece.

¬ŅCu√°les son las caracter√≠sticas de un sistema punto de venta?

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Antes de adquirir un sistema punto de venta, es importante que busque una solución que le brinde estas características claves:

Facilidad para administrar el inventario

El sistema POS le debe facilitar la información sobre la disponibilidad de cada producto que hay en la empresa para vender. Asimismo, es importante que le brinde:

  • La ubicaci√≥n y movimientos de cada insumo.
  • Los datos sobre qu√© productos se han vendido m√°s o cu√°les han tenido poca rotaci√≥n.
  • La cantidad que hay de cada mercanc√≠a.

Centralizar contactos de clientes

Para cualquier negocio es importante conocer:

  • Qui√©nes son sus clientes.
  • Cu√°l ha sido su relaci√≥n con el negocio.
  • Qu√© productos son los que han comprado hasta el momento.

Esto ayudará a que como empresa, estén al tanto de las ofertas que pueden realizar u ofrecer.

Generar reportes de ventas e inventarios

Su sistema de punto de venta debe de permitirle generar informes actualizados sobre las ventas e inventario, esto le permitir√° tomar mejores decisiones para su negocio.

Dentro de los datos que necesita visualizar en un sistema POS se destacan:

  • Productos que se est√°n vendiendo.
  • Movilidad en inventario.
  • Ventas realizadas por clientes.
  • Ventas diarias y mensuales.
  • Inventario valorizado.

Estrategias de ventas

Debe ayudarle a aplicar algunas estrategias de ventas (como los descuentos y rebajas de productos) con facilidad y reflejarlos en las facturas. Esto impulsar√° a que haya mayor movimiento en aquellos productos que actualmente est√°n atascados en el inventario.

Facilita la atención al cliente

El sistema punto de venta debe de:

  • Facilitar la b√ļsqueda r√°pida de los productos.
  • Calcular los totales y descuentos de cada uno.
  • Aplicar los impuestos en la factura.

Esto permitir√° atender oportunamente a los clientes y facilitarles su procesos de compra.

Categorizar los productos y servicios

Los POS necesitan poder categorizar los productos de manera sencilla, ya sea por descripción, categoría, descuentos, etc. De esta manera se podrán ubicar con mayor facilidad y el personal que maneja las cajas podrán brindar un mejor servicio al cliente.

3 se√Īales que indican que necesita implementar un POS en su negocio

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Si a√ļn no sabe si su negocio se puede beneficiar de un sistema punto de venta, probablemente esta secci√≥n le puede ayudar. Le detallaremos algunas alertas generales que se presentan en los negocios que indican que es momento de implementar esta herramienta.

1. Difícil manejo de productos

Al contar con una variedad de productos, se puede complicar el hecho de llevar un mejor control de inventario y ventas de manera sencilla. Un sistema punto de ventas ayuda en estos dos aspectos, facilitando un registro claro y en tiempo real sobre todos los insumos que hay en su negocio. Además se adecua a distintas formas de pago, por lo que el cliente se sentirá más cómodo al realizar una compra en su local.

2. Descontrol en ventas e insumos

Si usted no maneja un control actualizado sobre lo que está vendiendo, puede que se le dificulte realizar las órdenes para adquirir los productos con un proveedor en tiempo y forma. Un sistema punto de venta le ayuda a mantener estos datos al día a fin de que realice los pedidos de la manera más óptima.

3. Pérdida de tiempo en tareas manuales

Probablemente esté perdiendo mucho tiempo en tareas manuales como:

  • Manejar el inventario.
  • Desglosar los precios de cada producto.
  • Llevar control de las ventas.
  • Manejar las cuentas por pagar y cobrar.

Un sistema POS ayuda a automatizar cada una de estas actividades con facilidad.

¬ŅCu√°l es el proceso para implementar un sistema punto de venta en su negocio?

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Si le interesa comenzar su proceso de implementación de esta herramienta en su negocio, tome en consideración estos pasos.

1. Eval√ļe las necesidades de su negocio

Esta solución debe de simplificar y solucionar varios de los retos con los que se ha enfrentado en su empresa. Por ello, es indispensable que tome nota de todas sus necesidades para que cuando busque las distintas ofertas pueda tener presente cuál es la que mejor se adapta a su negocio.

2. Investigue las opciones

Comience a investigar las ofertas que hay en el mercado. Indague:

  • Qu√© funcionalidades trae cada una de ellas.
  • Cu√°nto ser√≠a la inversi√≥n final de esta misma y si se adapta al presupuesto que ten√≠a estipulado.
  • Qu√© beneficios adicionales le brinda.
  • Qu√© tan compatible es con su negocio.
  • Qu√© tan f√°cil es para usar.
  • Qu√© equipo de hardware necesita.

3. Escoger una opción

Una vez que elija una opción que considere que se adapta a todos sus requerimientos, es importante que establezca, en conjunto con el proveedor, cuál será el proceso y tiempo que se invertirá para comenzar a implementar este sistema en su negocio.

Sistema punto de venta QUPOS

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En QUPOS contamos con distintas ofertas de sistemas para su punto de venta, a fin de que usted pueda elegir la que se adapte a las necesidades de su comercio. Nuestro propósito es contribuir al crecimiento de su negocio, brindándole la mejor herramienta informática en el mercado.

Nuestros sistemas cuentan con varias funcionalidades a fin de ayudarle con su:

  • Facturaci√≥n electr√≥nica
  • Inventario
  • Ventas
  • Compras
  • Cuentas por cobrar
  • Cuentas por pagar
  • Gastos
  • Bancos
  • Contabilidad
  • Recursos Humanos

Le invitamos a que conozca más detalles sobre nuestro sistema punto de ventas aquí: QUPOS: Sistema para punto de venta en Costa Rica

Asimismo, le compartimos un test gratuito a fin de que analice cuál de nuestros sistemas es el que se adaptaría mejor a su comercio.

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