Qué es un sistema punto de venta y cuáles son sus beneficios

Sin importar el tipo o tamaño de negocio que usted tenga, es importante contar con una solución tecnológica que le permita facilitar las actividades diarias y se adapte a las exigencias del mercado actual.

Los sistemas punto de venta o POS pueden ser la mejor solución. Pero, ¿qué es un sistema POS? Se trata de una solución administrativa que le permite:

• Recopilar y registrar con precisión los datos de su comercio.
• Reducir los errores humanos en la información.
• Contar con la información que le permita comprender lo que realmente le funciona a su negocio.
• Mejorar y crecer continuamente como negocio.

Por ello, es importante que usted conozca los detalles de esta herramienta y pueda evaluar las opciones que existen para su negocio. En esta publicación encontrará los detalles, beneficios y características de un sistema POS, así como algunos lineamientos para encontrar el proveedor correcto para su comercio.

En este artículo le detallaremos:

1. ¿Qué es un sistema punto de venta y por qué es importante?
2. Beneficios de utilizar un sistema POS en su negocio
3. ¿Cómo funciona un sistema punto de venta?
4. ¿Cuáles son las características que debe de contemplar un sistema punto de venta?
5. 3 señales que indican que necesita implementar un POS en su negocio
6. ¿Cuál es el proceso para implementar un sistema punto de venta en su negocio?
7. Sistema punto de venta QUPOS

¿Qué es un sistema punto de venta y por qué es importante?

Un sistema punto de venta, también conocido como sistema POS (Point of Sale), es una herramienta informática adaptada con equipo o hardware que ayuda automatizar distintas tareas y procesos de un negocio o comercio como:

• Control de ventas
• Control de inventario
• Reportes
• Facturación

Asimismo, centraliza todos los datos de los clientes para llevar un mejor registro de estos mismos.

¿Por qué es importante contar con un sistema POS?

Es importante integrar esta herramienta a su negocio ya que le permite:

• Facturar de manera más óptima.
• Tener un mejor control de las ventas.
• Realizar de forma sencilla el inventario de esta misma a fin de conocer la cantidad exacta de los productos que hay en su negocio.
• Registrar la entrada y la salida de los insumos.
• Ofrecer más métodos de pago como tarjetas y pagos electrónicos.

Beneficios de utilizar un sistema POS en su negocio

Reducir errores

Al contar con un sistema punto de venta, se disminuyen errores humanos en algunas de las actividades diarias (especialmente en el área de contabilidad) al automatizar cada una de ellas. Esto permite tener un registro claro de las transacciones realizadas en su comercio.

Ahorrar tiempo

Un cliente puede realizar sus compras en el menor tiempo posible con varias opciones de pago, lo que mejora en gran manera la experiencia que tuvo en su comercio y, por lo tanto, la posibilidad de que vuelva.

Asimismo, el sistema POS permite realizar operaciones complejas (como el cálculo de impuestos o descuentos) de manera rápida y sencilla, reduciendo el tiempo invertido en procesos manuales.

Mejorar el control de inventario

Los software punto de venta ayudan a mantener un buen control de los productos en el inventario a fin de que se pueda visualizar con facilidad el movimiento de estos mismos y gestionar de mejor manera las órdenes con los proveedores.

Generar reportes de venta

Estos se realizan y mantienen actualizados en tiempo real. Contar con estos datos le permitirá a su encargado de ventas conocer lo que les está funcionando en su negocio a fin de generar mejores estrategias comerciales.

Cerrar más ventas

La flexibilidad en las formas de pago no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también aumenta las posibilidades de cerrar una venta. Desde tarjetas de crédito y débito hasta pagos móviles y en línea, un sistema POS moderno permite adaptarse a las preferencias de pago de los clientes.

¿Cómo funciona un sistema punto de venta?

Existen dos tipos de puntos de ventas: punto de venta tradicional y punto de venta en la nube. A continuación le detallaremos en qué consiste cada uno.

Sistema punto de venta tradicional

Funciona a través de computadoras con software interno y sin la necesidad de una conexión a internet. Generalmente se almacena toda la información en un solo servidor. Para actualizarlo, es necesario hacerlo de manera manual y con el apoyo del proveedor de tecnología que instaló el sistema.

Sistema punto de venta en la nube

Almacena todos los datos del negocio en un servidor en línea, lo que permite que los usuarios de su negocio puedan acceder a esta misma desde cualquier lugar y dispositivo con conectividad a internet. Este se va actualizando de manera automatizada y funciona de dos maneras:

• Completamente online: La información se almacena completamente en línea o en la nube y se puede acceder con facilidad desde cualquier dispositivo. Sin embargo, si hay un problema de conexión en este sistema se le dificultará operar.
• Híbrido: Permite que los usuarios puedan realizar sus actividades (como generar ventas) cuando no hay conexión a internet y sincronizar la información a la nube de manera automática cuando la conexión se restablece.

¿Cuáles son las características de un sistema punto de venta?

Antes de adquirir un sistema punto de venta, es importante que busque una solución que le brinde estas características claves:

Facilidad para administrar el inventario

El sistema POS le debe facilitar la información sobre la disponibilidad de cada producto que hay en la empresa para vender. Asimismo, es importante que le brinde:

• La ubicación y movimientos de cada insumo.
• Los datos sobre qué productos se han vendido más o cuáles han tenido poca rotación.
• La cantidad que hay de cada mercancía.

Centralizar contactos de clientes

Para cualquier negocio es importante conocer:

• Quiénes son sus clientes.
• Cuál ha sido su relación con el negocio.
• Qué productos son los que han comprado hasta el momento.

Esto ayudará a que como empresa, estén al tanto de las ofertas que pueden realizar u ofrecer.

Generar reportes de ventas e inventarios

Su sistema de punto de venta debe de permitirle generar informes actualizados sobre las ventas e inventario, esto le permitirá tomar mejores decisiones para su negocio.

Dentro de los datos que necesita visualizar en un sistema POS se destacan:

• Productos que se están vendiendo.
• Movilidad en inventario.
• Ventas realizadas por clientes.
• Ventas diarias y mensuales.
• Inventario valorizado.

Estrategias de ventas

Debe ayudarle a aplicar algunas estrategias de ventas (como los descuentos y rebajas de productos) con facilidad y reflejarlos en las facturas. Esto impulsará a que haya mayor movimiento en aquellos productos que actualmente están atascados en el inventario.

Facilita la atención al cliente

El sistema punto de venta debe de:

• Facilitar la búsqueda rápida de los productos.
• Calcular los totales y descuentos de cada uno.
• Aplicar los impuestos en la factura.
• Reduce el las filas de espera con pagos rápidos por medio de SINPE Móvil

Esto permitirá atender oportunamente a los clientes y facilitarles su procesos de compra.

Categorizar los productos y servicios

Los POS necesitan poder categorizar los productos de manera sencilla, ya sea por descripción, categoría, descuentos, etc. De esta manera se podrán ubicar con mayor facilidad y el personal que maneja las cajas podrán brindar un mejor servicio al cliente.

3 señales que indican que necesita implementar un POS en su negocio

Si aún no sabe si su negocio se puede beneficiar de un sistema punto de venta, probablemente esta sección le puede ayudar. Le detallaremos algunas alertas generales que se presentan en los negocios que indican que es momento de implementar esta herramienta.

1. Difícil manejo de productos

Al contar con una variedad de productos, se puede complicar el control de inventario y ventas. Un sistema punto de ventas ayuda en estos dos aspectos, facilitando un registro claro y en tiempo real sobre todos los insumos que hay en su negocio. Además se adecua a distintas formas de pago, por lo que el cliente se sentirá más cómodo al realizar una compra en su local. 

2. Descontrol en ventas e insumos

Si en su comercio no hay un registro actualizado sobre lo que está vendiendo, puede que se le dificulte realizar las órdenes de compra para adquirir los productos con un proveedor en tiempo y forma. Un sistema punto de venta le ayuda a mantener estos datos al día a fin de que realice los pedidos de la manera más óptima.

3. Pérdida de tiempo en tareas manuales

Probablemente esté perdiendo mucho tiempo en tareas manuales como:

• Manejar el inventario.
• Desglosar los precios de cada producto.
• Llevar control de las ventas.
• Manejar las cuentas por pagar y cobrar.

Un sistema POS ayuda a automatizar cada una de estas actividades con facilidad.

¿Cuál es el proceso para implementar un sistema punto de venta en su negocio?

Si le interesa comenzar su proceso de implementación de esta herramienta en su negocio, tome en consideración estos pasos.

1. Evalúe las necesidades de su negocio

Esta solución debe de simplificar y solucionar varios de los retos con los que se ha enfrentado en su empresa. Por ello, es indispensable que tome nota de todas sus necesidades para que cuando busque las distintas ofertas pueda tener presente cuál es la que mejor se adapta a su negocio.

2. Investigue las opciones

Comience a investigar las opciones de software que hay en el mercado. Indague sobre:

• Qué funcionalidades trae cada una de ellas.
• Cuánto sería la inversión final de esta misma y si se adapta al presupuesto que tenía estipulado.
• Qué beneficios adicionales le brinda.
• Qué tan compatible es con su negocio.
• Qué tan fácil es para usar.
• Qué equipo de hardware necesita.

Aunque existen opciones libres de pago, debe saber que existen algunos riesgos al implementar software de punto de venta gratis.

3. Escoger una opción

Una vez que elija una opción que considere que se adapta a todos sus requerimientos, es importante que establezca, en conjunto con el proveedor, cuál será el proceso y tiempo que se invertirá para comenzar a implementar este sistema en su negocio.

Sistema punto de venta QUPOS

En QUPOS contamos con distintas ofertas de sistemas para su punto de venta, a fin de que usted pueda elegir la que se adapte a las necesidades de su comercio. Nuestro propósito es contribuir al crecimiento de su negocio, brindándole la mejor herramienta informática en el mercado.

Nuestros sistemas cuentan con varias funcionalidades a fin de ayudarle con su:

• Facturación electrónica
• Inventario
• Ventas
• Compras
• Cuentas por cobrar
• Cuentas por pagar
• Gastos
• Bancos
• Contabilidad
• Recursos Humanos

Le invitamos a que conozca más detalles sobre nuestro sistema punto de ventas aquí: QUPOS: Sistema para punto de venta en Costa Rica

Asimismo, le compartimos un test gratuito a fin de que analice cuál de nuestros sistemas es el que se adaptaría mejor a su comercio.