Cómo mejorar el control de inventario con un sistema ERP

Realizar un correcto control de inventario es necesario para mantener el flujo de entrada y salida de la mercancía en los comercios porque cuando su negocio tiene descontrol en esta área, corre el riesgo de perder una venta por no contar con suficientes insumos para abastecer un pedido.

Llevar un buen manejo de inventarios facilita los procesos logísticos de su empresa. Además, desconocer los productos que se venden menos o más podría afectar sus gastos mensuales y almacén ya que puede que esté invirtiendo en demasiados insumos con bajo movimiento y le ocupen espacio innecesario.

Es por ello, que en este artículo le detallamos:

1. Principales errores en el control de inventario
2. Pasos para llevar un buen inventario
3. Ventajas de un sistema ERP para controlar su inventario
4. Beneficios adicionales de QUPOS ERP

4 principales errores en el control de inventario

1. No hacer un pronóstico de la demanda

Cuando desconoce las tendencias del mercado o de sus ventas en específico, se le dificulta tener un buen control en su almacén. Por ello, es importante que pronostique qué tan alta o baja será la demanda de cada producto. Esto le ayudará a evitar un desabastecimiento o exceso de productos en su inventario.

Tener una estimación acertada puede parecer difícil, pero se facilita cuando se hace un sondeo exhaustivo del registro de rotación de cada producto que tiene en inventario. Asimismo, puede comparar con las estadísticas de años anteriores y hacer un cálculo promedio.

2. Desaprovechamiento de la relación con los proveedores

Los proveedores son una parte sustancial de todo negocio: conviértalos en sus aliados. El paso anterior le ayudará a prever cuánta mercadería necesita para hacer sus pedidos en tiempo y forma, y que todo esté bajo control.

Sin embargo, el pronóstico no siempre es 100 % exacto, puede que por alguna razón extraordinaria, la demanda aumente en gran medida. En este caso, es bueno tener una relación más allá de la cordialidad con sus proveedores a fin de que ellos le brinden preferencia al distribuir los productos que necesita para abastecer a su negocio.

3. Mala organización

Es clave que su inventario cuente con la información exacta de cada producto. Por ello, al no contar con una buena organización de su inventario y tener datos desactualizados sobre los movimientos de su mercancía, puede comenzar a acumular errores que afecten la comercialización de sus productos.

4. Carecer de un sistema para el control de inventario

A medida que su empresa crece, verá que mantener un control rápido y detallado de su inventario se comienza a complicar, especialmente si este se gestiona de manera manual. Esto conlleva a que el riesgo a cometer errores aumenten.

Por ello, es importante instalar un sistema para controlar su inventario que le permita:

• Gestionarlo de manera automatizada a fin de mantener su información al día.
• Evitar que existan pérdidas de tiempo por parte de sus colaboradores en actividades de bajo valor.
• Reducir las equivocaciones al mínimo.

Un sistema ERP puede ser una buena solución ya que mejora considerablemente el control de inventario y le ayuda a monitorear constantemente el movimiento de los productos.

Conozca a detalle cómo un sistema ERP mejora el proceso de inventario en los comercios.

3 pasos para llevar un buen inventario

1. Organice y complemente la información de su inventario

Este es un paso fundamental, pues le permite tener una perspectiva más real de la situación en la que se encuentra su inventario.

Para ello, es importante contar con un catálogo actualizado de sus productos. Procure clasificarlos según familias o grupos de artículos relacionados con cada proveedor. El objetivo es obtener una buena base de información para continuar con el proceso.

2. Clasifique adecuadamente sus productos

El control de inventario se basa en la organización, por lo que el siguiente paso es definir las categorías principales. Esto le brindará una visión amplia de los productos disponibles con el fin de encontrar una mejor alternativa para gestionarlos.

Algunos ejemplos de clasificación son:

• Productos de alta rotación: son los insumos con un nivel de ventas constante durante el año.
• Productos de temporalidad: aquellos que se venden en dependencia de la época. Las compras se realizan según el requerimiento y el comportamiento de la demanda.
• Productos especiales: se establecen los insumos que son ventas eventuales, por lo que solamente se ordenan por pedidos.

Cuando identifica los productos de alta rotación, debe definir los tiempos de entrega del proveedor; este dato se lo facilita el histórico de entrega de los insumos. Asimismo, es necesario que analice en su histórico de ventas, la frecuencia de compras.

Al tener esta información podrá definir los días de inventario. Es decir, si desea establecer un inventario de 60 días o uno de 45 días.

Ejemplo de cálculo para para un ciclo de 60 días:

• 15 días (tiempo que el proveedor tarda en surtir) + 45 días (frecuencia de compra) = 60 días.

3. Compare la información de inventario

Ahora, es momento de valorar si la información proporcionada es correcta. Comience por identificar los productos que se encuentran en un nivel de unidades mayor al máximo calculado. Esto le ayudará a mejorar la toma de decisiones en sus estrategias o promociones de ventas a fin de aumentar la demanda del producto que no está teniendo la salida adecuada.

El inventario es un proceso que requiere de mucho tiempo y esfuerzo, por ello, para llevar con éxito un mejor control, es necesario contar con un sistema flexible y confiable, que le proporcione información en tiempo real sobre los insumos en existencia, las ventas de los artículos y evite que surjan errores.

3 Ventajas de un sistema ERP para controlar su inventario

Tener un sistema ERP para el control de su inventario le traerá múltiples ventajas para su negocio, por ejemplo:

1. Ahorrar tiempo

Sus colaboradores podrán ubicar los productos con facilidad. Esto les ayuda a:

• Invertir menos tiempo en tareas de bajo valor.
• Concentrarse en atender las solicitudes de sus consumidores.
• Entregar los productos en tiempo y forma.
• Aumentar la satisfacción de su cliente.

2. Información actualizada y útil

Con un sistema automatizado le será más fácil detectar los artículos de lento movimiento o estancados, conocer la demanda de sus consumidores y el gasto promedio por compra. Estos datos son claves para:

• Elaborar nuevas estrategias.
• Evitar pérdidas potenciales.
• Tomar mejores decisiones.
• Potenciar su negocio.
• Encabezar a sus competidores.

3. Mejor control en el negocio

Un sistema ERP le ayuda a visualizar en tiempo real lo que está sucediendo con su inventario. Por ejemplo, usted podrá:

• Mantenerse actualizado sobre la disponibilidad de sus productos.
• Identificar si existen anomalías.
• Elaborar una mejor planificación mensual de los insumos.
• Detectar los momentos en los que se necesita abastecer de alguna mercancía.

QUPOS ERP le brinda el apoyo que necesita para gestionar su inventario de una manera más eficaz y productiva. Su objetivo es brindarle información actualizada y real sobre sus insumos a fin de que pueda desarrollar nuevas estrategias para aumentar el flujo de su mercancía y mejorar el cierre de ventas.

3 beneficios adicionales de QUPOS ERP

1. Planificación integrada entre demanda e inventario

Colaboradores, sistemas y bases de datos deben tener comunicación entre sí. Una planificación integrada entre demanda e inventario es una oportunidad y una necesidad, pues el tiempo invertido para consolidar los datos de cada procesos es extenso.

2. Utilizar la base de conocimiento

Si el sistema ERP de QUPOS es su primera incursión en el mundo de los planificadores de recursos, entonces le será provechosa nuestra base de conocimiento. Este es un recurso muy útil ya que usted tiene acceso a información clave para solventar sus dudas sobre el funcionamiento del sistema.

3. Administración del cambio y la transición

Uno de los retos es hacer que los colaboradores se tomen en serio la transición al nuevo software, por lo que debe compartir los beneficios del sistema tanto para ellos como para la empresa, principalmente con los encargados de operar el sistema.

Sin duda alguna, automatizar el proceso de inventario es muy ventajoso. Dicho esto, QUPOS ERP es un software que va más allá, pues le brinda la opción de ir integrando nuevos módulos que impulsen otras áreas de su empresa como cuentas por pagar, facturación electrónica y venta, entre otros. Optimizar estos procesos será indispensable para un correcto funcionamiento y crecimiento de su comercio.

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