Las cuentas por pagar son medulares en la salud financiera de una empresa, pues cancelarlas en tiempo y forma ayuda a mantener una buena relación entre los proveedores. Por el contrario, retrasarse en estos pagos implicaría caer en mora, arriesgarse a perder proveedores y generar una mala imagen de su empresa.
Además, dificultaría la búsqueda de nuevos proveedores, lo que también perjudicaría las actividades de su organización.
Por tal razón, le mostramos 5 de los principales errores que se cometen al efectuar la gestión de las cuentas por pagar, y qué hacer para evitarlos.
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Una mala gestión de las cuentas por pagar puede tener varios efectos negativos en la salud financiera y la reputación de una empresa. A continuación, destacaremos algunos de los posibles efectos de una mala gestión de cuentas por pagar:
Es común que, a medida que los negocios crecen, el equipo contable se enfrente a desafíos y se cometan errores en este proceso tan importante. Exploremos algunos de los errores más frecuentes, así como consejos prácticos para que los contables puedan llevar a cabo este proceso de manera efectiva y sin contratiempos.
Es uno de los problemas más costosos y graves. Si la cantidad de compras realizadas por su negocio o comercio es considerable, difícilmente podrá cumplir con la cancelación de todas las facturas a tiempo, lo que resulta en un aumento de la deuda inicial.
Muchos proveedores cobran cargos por pagos atrasados. Esto significa que no solo pierde dinero en intereses, sino que también pierde la posibilidad de los descuentos oportunos.
Si el problema radica en la falta de liquidez, lo ideal es contactarse con su proveedor y negociar una prórroga. También cabe la posibilidad de que el control del inventario no sea el adecuado y esté pidiendo más productos de los que puede pagar.
Es importante que mantenga buena comunicación con sus proveedores y les informe de cualquier inconveniente. En caso de que el problema radique en el desconocimiento de las deudas, debido a la cantidad de facturas por pagar, debe considerar la automatización del proceso.
En algunos casos, esto surge como consecuencia de que las facturas no llegan directamente a contabilidad, tienden a retrasarse y, en última instancia, a perderse. O bien, puede suceder que, entre una gran cantidad de documentos, no se verifica minuciosamente la precisión de las facturas recibidas. Es sencillo perder algunas facturas o datos en una montaña de ellas.
Esto ocasiona incertidumbre respecto a los pasivos de la empresa, al punto de no ser reflejados en el balance general. Por otro lado, una revisión a detalle de los precios, las cantidades y los descuentos, permitirá evitar pagos incorrectos o duplicados.
La facturación electrónica es una solución para este desafío. Con ella, obtiene un mejor control sobre la contabilidad de su empresa, ya que le permite verificar automáticamente la precisión de los datos y proporciona alertas en caso de discrepancias. Esto agilizará el proceso y reducirá la posibilidad de errores humanos.
La realización de tareas manuales hace que los procesos estén sujetos a más errores, lo que provoca la necesidad de reprocesar la información. Como consecuencia, los datos pueden llegar a ser menos confiables y dificultar el seguimiento de los pagos.
Por ello, la inversión en un software administrativo es esencial. Con él, puede automatizar actividades como la digitalización de facturas, el seguimiento de pagos, la generación de informes y recordatorios de pagos pendientes. Esto no solo reducirá los errores, sino que también ahorrará tiempo y recursos y logrará mayor seguridad, productividad y agilidad en sus procesos.
Es importante establecer una relación sólida con los proveedores y mantener una comunicación abierta para resolver cualquier discrepancia o problema de facturación de manera oportuna. Incluso, esta práctica puede brindarle conocimiento de algunos descuentos y regalías. Muchas veces, los descuentos bajo conceptos de pago oportuno o descuento por volumen son simplemente olvidados, así que vale la pena preguntarse: “¿cómo puedo asegurarme de que el monto a cancelar sea el correcto?”
También es crucial la asociación directa entre departamentos, ya que, cuando los departamentos de compras, contabilidad y operaciones no mantienen una comunicación fluida, pueden surgir problemas como pagos duplicados, errores en la facturación y discrepancias en los registros contables.
Errores como estos suelen ser comunes. Generalmente, se deben a que los proveedores mandan las facturas vía digital y en físico, lo que puede generar un pago doble. También pueden surgir a causa de órdenes de compra que no se cerraron después de pagadas.
Para evitar estos errores, es fundamental establecer canales de comunicación claros y fomentar una colaboración estrecha entre los departamentos involucrados en el proceso de cuentas por pagar. De ahí la importancia de un sistema de gestión contable integrado, que le permita identificar las facturas duplicadas, facilite la comunicación y la compartición de información en tiempo real.
Asimismo, es importante promover una cultura de colaboración y comunicación abierta en toda la organización, para garantizar una gestión eficiente y precisa de las cuentas por pagar.
También, verifique si se ha dispuesto de descuentos por los servicios adquiridos. Solo hasta entonces, podrá saber el monto correcto que debe pagarse.
La conciliación regular de las cuentas por pagar es fundamental para mantener la precisión de los registros financieros. No llevar a cabo un proceso de conciliación bancaria o de proveedores de forma periódica, puede llevar a discrepancias y dificultades en la identificación de pagos pendientes o errores en los registros.
Puede que le interese: ¿Cómo mejorar la conciliación bancaria de su empresa?
Programe conciliaciones periódicas de cuentas por pagar para asegurarse de que los registros contables estén alineados con los estados de cuenta de los proveedores. Esto le ayudará a identificar rápidamente cualquier discrepancia y corregirla antes de que se convierta en un problema mayor.
Sí, sí puede hacerlo. Veamos cómo.
Con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) el uso de las herramientas tecnológicas puede significar el mejoramiento de los procesos de su negocio, ya que le permite gestionar y optimizar los distintos departamentos de una empresa.
Refiriéndonos específicamente a las cuentas por pagar, el software le ayuda a:
En fin, uno de los mejores consejos que puede recibir es el de sacarle provecho a las herramientas que ofrece esta era digital. La implementación del sistema ERP será una medida con la cual puede mejorar el tiempo en que se hacen las tareas, aumentar la productividad y reducir los costos.
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