5 Errores a evitar en el proceso de cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son medulares en la salud financiera de una empresa, pues cancelarlas en tiempo y forma ayuda a mantener una buena relación entre los proveedores. Por el contrario, retrasarse en estos pagos implicaría caer en mora, arriesgarse a perder proveedores y generar una mala imagen de su empresa. 

Además, dificultaría la búsqueda de nuevos proveedores, lo que también perjudicaría las actividades de su organización. 

Por tal razón, le mostramos 5 de los principales errores que se cometen al efectuar la gestión de las cuentas por pagar, y qué hacer para evitarlos.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

• ¿Por qué es importante la buena gestión de cuentas por pagar?
• 5 errores frecuentes en la gestión de cuentas por pagar
• ¿Puedo evitar los errores de la gestión de cuentas por pagar con un sistema?
  
  

¿Por qué es importante la buena gestión de cuentas por pagar?

Una mala gestión de las cuentas por pagar puede tener varios efectos negativos en la salud financiera y la reputación de una empresa. A continuación, destacaremos algunos de los posibles efectos de una mala gestión de cuentas por pagar:

• Liquidez reducida: los pagos atrasados o no realizados a los proveedores pueden generar tensiones en las relaciones comerciales y dar lugar a restricciones en los términos de crédito. 
• Costos adicionales: los retrasos o errores en los pagos pueden resultar en cargos por pagos atrasados, intereses o penalizaciones impuestas por los proveedores. 
• Daño a la reputación: los pagos atrasados o incumplimientos en los acuerdos de pago pueden afectar la confianza de los proveedores en la empresa y dificultar la negociación de términos comerciales favorables en el futuro con socios potenciales.
• Pérdida de oportunidades: si la empresa tiene una mala reputación en cuanto a los pagos, es posible que los proveedores se muestren reticentes a ofrecer descuentos o condiciones comerciales favorables. 
• Deterioro de relaciones comerciales: se pueden generar tensiones en las relaciones con proveedores clave, las cuales son fundamentales para el funcionamiento exitoso de la empresa, y un deterioro en ellas puede afectar la disponibilidad de productos, servicios y apoyo necesario para el negocio.

5 errores frecuentes en la gestión de cuentas por pagar

Es común que, a medida que los negocios crecen, el equipo contable se enfrente a desafíos y se cometan errores en este proceso tan importante. Exploremos algunos de los errores más frecuentes, así como consejos prácticos para que los contables puedan llevar a cabo este proceso de manera efectiva y sin contratiempos.

1. Pagos vencidos

Es uno de los problemas más costosos y graves. Si la cantidad de compras realizadas por su negocio o comercio es considerable, difícilmente podrá cumplir con la cancelación de todas las facturas a tiempo, lo que resulta en un aumento de la deuda inicial. 

Muchos proveedores cobran cargos por pagos atrasados. Esto significa que no solo pierde dinero en intereses, sino que también pierde la posibilidad de los descuentos oportunos.

Consejo

Si el problema radica en la falta de liquidez, lo ideal es contactarse con su proveedor y negociar una prórroga. También cabe la posibilidad de que el control del inventario no sea el adecuado y esté pidiendo más productos de los que puede pagar. 

Es importante que mantenga buena comunicación con sus proveedores y les informe de cualquier inconveniente. En caso de que el problema radique en el desconocimiento de las deudas, debido a la cantidad de facturas por pagar, debe considerar la automatización del proceso.

2. Desaparición e inexactitud de facturas

En algunos casos, esto surge como consecuencia de que las facturas no llegan directamente a contabilidad, tienden a retrasarse y, en última instancia, a perderse. O bien, puede suceder que, entre una gran cantidad de documentos, no se verifica minuciosamente la precisión de las facturas recibidas. Es sencillo perder algunas facturas o datos en una montaña de ellas.

Esto ocasiona incertidumbre respecto a los pasivos de la empresa, al punto de no ser reflejados en el balance general. Por otro lado, una revisión a detalle de los precios, las cantidades y los descuentos, permitirá evitar pagos incorrectos o duplicados.

Consejo

La facturación electrónica es una solución para este desafío. Con ella, obtiene un mejor control sobre la contabilidad de su empresa, ya que le permite verificar automáticamente la precisión de los datos y proporciona alertas en caso de discrepancias. Esto agilizará el proceso y reducirá la posibilidad de errores humanos. 

• También puede indagar cómo un sistema ERP con facturación electrónica le ayudaría a su comercio.

3. Uso de controles manuales para la gestión de costos

La realización de tareas manuales hace que los procesos estén sujetos a más errores, lo que provoca la necesidad de reprocesar la información. Como consecuencia, los datos pueden llegar a ser menos confiables y dificultar el seguimiento de los pagos.

Consejo

Por ello, la inversión en un software administrativo es esencial. Con él, puede automatizar actividades como la digitalización de facturas, el seguimiento de pagos, la generación de informes y recordatorios de pagos pendientes. Esto no solo reducirá los errores, sino que también ahorrará tiempo y recursos y logrará mayor seguridad, productividad y agilidad en sus procesos. 

4. No mantener una comunicación clara con proveedores y entre departamentos

Es importante establecer una relación sólida con los proveedores y mantener una comunicación abierta para resolver cualquier discrepancia o problema de facturación de manera oportuna. Incluso, esta práctica puede brindarle conocimiento de algunos descuentos y regalías. Muchas veces, los descuentos bajo conceptos de pago oportuno o descuento por volumen son simplemente olvidados, así que vale la pena preguntarse: “¿cómo puedo asegurarme de que el monto a cancelar sea el correcto?”

También es crucial la asociación directa entre departamentos, ya que, cuando los departamentos de compras, contabilidad y operaciones no mantienen una comunicación fluida, pueden surgir problemas como pagos duplicados, errores en la facturación y discrepancias en los registros contables.

Errores como estos suelen ser comunes. Generalmente, se deben a que los proveedores mandan las facturas vía digital y en físico, lo que puede generar un pago doble. También pueden surgir a causa de órdenes de compra que no se cerraron después de pagadas.

Consejo

Para evitar estos errores, es fundamental establecer canales de comunicación claros y fomentar una colaboración estrecha entre los departamentos involucrados en el proceso de cuentas por pagar. De ahí la importancia de un sistema de gestión contable integrado, que le permita identificar las facturas duplicadas, facilite la comunicación y la compartición de información en tiempo real.

Asimismo, es importante promover una cultura de colaboración y comunicación abierta en toda la organización, para garantizar una gestión eficiente y precisa de las cuentas por pagar.

También, verifique si se ha dispuesto de descuentos por los servicios adquiridos. Solo hasta entonces, podrá saber el monto correcto que debe pagarse.

5. No realizar conciliaciones periódicas

La conciliación regular de las cuentas por pagar es fundamental para mantener la precisión de los registros financieros. No llevar a cabo un proceso de conciliación bancaria o de proveedores de forma periódica, puede llevar a discrepancias y dificultades en la identificación de pagos pendientes o errores en los registros.

Puede que le interese: ¿Cómo mejorar la conciliación bancaria de su empresa?

Consejo

Programe conciliaciones periódicas de cuentas por pagar para asegurarse de que los registros contables estén alineados con los estados de cuenta de los proveedores. Esto le ayudará a identificar rápidamente cualquier discrepancia y corregirla antes de que se convierta en un problema mayor.

¿Puede un software ayudarme a evitar los errores de la gestión de cuentas por pagar?

Sí, sí puede hacerlo. Veamos cómo.

Con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) el uso de las herramientas tecnológicas puede significar el mejoramiento de los procesos de su negocio, ya que le permite gestionar y optimizar los distintos departamentos de una empresa.

Refiriéndonos específicamente a las cuentas por pagar, el software le ayuda a:

• Darle seguimiento a los pagos
• Identificar la fecha de vencimiento para la administración de flujo de caja.
• Crear reportes para mostrar el estado de estas deudas mediante la búsqueda de proveedores o de la persona encargada.
• Buscar cuentas por pagar pendientes de cancelación, ya sea por orden de compra, proveedor o encargado.
• Facilitar el reingreso y la administración de datos sin necesidad de usar Excel.

En fin, uno de los mejores consejos que puede recibir es el de sacarle provecho a las herramientas que ofrece esta era digital. La implementación del sistema ERP será una medida con la cual puede mejorar el tiempo en que se hacen las tareas, aumentar la productividad y reducir los costos. 

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