Errores a evitar en el proceso de cuentas por pagar

Escrito por QUPOS

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¿Por qué es importante la buena gestión de cuentas por pagar?

 

Las cuentas por pagar son medulares en la salud financiera de una empresa, pues cancelarlas en tiempo y forma ayuda a mantener una buena relación entre los proveedores. Por el contrario, retrasarse en estos pagos implicaría caer en mora, arriesgarse a perder dichos proveedores y generar una mala imagen de su empresa. 

 

Además, dificultaría la búsqueda de nuevos proveedores, lo que también perjudicaría las actividades de su organización. 

 

Por tal razón, le mostramos cuatro de los principales errores que se cometen al efectuar la gestión de las cuentas por pagar, y qué hacer para evitarlos.

 

4 errores frecuentes en la gestión de cuentas por pagar

 

1. Pagos vencidos


Errores a evitar en el proceso de cuentas por pagar

Es uno de los problemas más costosos y graves. Si la cantidad de compras realizadas por su negocio o comercio es considerable, difícilmente podrá cumplir con la cancelación de todas las facturas a tiempo, lo que resulta en un aumento de la deuda inicial. 

 

Muchos proveedores cobran cargos por pagos atrasados. Esto significa que no solo pierde dinero en intereses, sino que también pierde la posibilidad de los descuentos oportunos.

 

Si el problema radica en la falta de liquidez, lo ideal es contactarse con su proveedor y negociar una prórroga. También cabe la posibilidad de que el control del inventario no sea el adecuado y se esté pidiendo más productos de los que pueden pagar. 

 

Si piensa que este error es ocasionado por una solicitud desmedida de productos, lo ideal será mejorar el control de inventario.

 

Es importante que mantenga el contacto con sus proveedores y que les comunique la situación inoportuna. En caso de que el problema radique en el desconocimiento de las deudas, debido a la cantidad de facturas por pagar, debe pensar en la automatización del proceso.

 

2. Desaparición de facturas


 

Este frecuente error, en algunos casos, surge como consecuencia de que las facturas no llegan directamente a contabilidad, tienden a retrasarse y, en última instancia, a perderse. 

 

También puede suceder porque el trabajo no está debidamente organizado. Es sencillo perder algunas facturas en una montaña de ellas. Esto ocasiona incertidumbre respecto a los pasivos de la empresa, al punto de no ser reflejados en el balance general.

 

La facturación electrónica es la solución perfecta para este asunto. Con ella, podrá tener un mayor control sobre la contabilidad de la empresa

 

Hay una manera sencilla de mejorar los procesos de inventario, de contabilidad y de facturación: un sistema que cuente con funcionalidades ERP para unificar todas esas herramientas que son necesarias para la gestión.

 

También puede indagar cómo un sistema ERP con facturación electrónica le ayudaría a su comercio.

 

3. Uso de controles manuales para la gestión de costos


Errores a evitar en el proceso de cuentas por pagar

La realización de tareas manuales hace que los procesos estén sujetos a más errores, lo que provoca la necesidad de reprocesar la información, como consecuencia, los datos son menos confiables.

 

Por ello, la inversión en un software administrativo es esencial. Con él, podrá automatizar las actividades y logrará mayor seguridad, productividad y agilidad en sus procesos.

 

4. Desconocimiento de descuentos


 

Muchas veces, los descuentos bajo conceptos de pago oportuno o descuento por volumen son simplemente olvidados, así que vale la pena preguntarse: “¿cómo puedo asegurarme de que el monto a cancelar sea el correcto?”

 

Para tales efectos, es importante tener una buena asociación entre el área de cuentas por pagar y el departamento de compras.

 

La comunicación entre ellos es el factor determinante para corregir este error: es esencial verificar si se ha dispuesto de descuentos por los servicios adquiridos. Solo hasta entonces, podrá saber el monto correcto que deberá pagarse.

 

Conclusiones

 

Errores como los que hemos mencionado suelen ser comunes. Generalmente, se deben a que los proveedores mandan las facturas vía correo electrónico y en físico, lo que puede generar un pago doble.

 

También pueden surgir a causa de órdenes de compra que no se cerraron después de pagadas.

 

Lo ideal para evitar estas complicaciones es optar por un sistema contable, con el que identifique las facturas duplicadas con mayor facilidad, de modo que pueda evitar cancelar dos veces la misma deuda, lo que significará un paso sólido hacia la mejora de la contabilidad en su negocio.

 

¿Puedo evitar los errores de la gestión de cuentas por pagar con un sistema?

Errores a evitar en el proceso de cuentas por pagar

Sí, sí puede hacerlo. Veamos cómo.

 

Con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) el uso de las herramientas tecnológicas puede significar el mejoramiento de los procesos de su negocio, ya que le permite  gestionar y optimizar los distintos departamentos de una empresa.

 

Refiriéndonos específicamente a las cuentas por pagar, el software le ayudará a darle seguimiento a los pagos e identificar la fecha de vencimiento para la administración de flujo de caja. Además, puede crear reportes para mostrar el estado de estas deudas mediante la búsqueda de proveedores o de la persona encargada.

 

También le facilita la búsqueda de cuentas por pagar pendientes de cancelación, ya sea por orden de compra, proveedor o encargado. Por último, un sistema ERP facilita el reingreso y la administración de datos sin necesidad de usar Excel.

 

En fin, uno de los mejores consejos que puede recibir es el de sacarle provecho a las herramientas que se nos ofrecen en esta era digital. La implementación del sistema ERP será una medida con la cual podrá mejorar el tiempo en que se hacen las tareas, aumentar la productividad y reducir los costos

 

En el siguiente enlace podrá indagar más sobre las ventajas de un sistema ERP, como el de QUPOS, que tenga funcionalidades de inventario y hasta de recursos humanos.

 

Artículo recomendado: Conocer beneficios de utilizar un sistema ERP como QUPOS

 

También puede descargar el ebook gratuito en el que explicamos cómo mejorar la operación de su negocio con un ERP.

 

No más errores en la gestión de cuentas por cobrar