La conciliación bancaria es el proceso por medio del cual las empresas comparan los apuntes contables, que tienen registrados en una cuenta de ahorro o en una corriente, con los valores que la entidad bancaria le suministra mediante los extractos bancarios generalmente recibidos mensual, quincenal o semanalmente.
El procedimiento es sencillo: la empresa registra en sus libros contables todos los movimientos realizados en una determinada cuenta bancaria. Por su parte, el banco ejecuta la misma operación un mes después. Acto seguido, la entidad financiera envía un estado de cuenta en el que se detallan los asientos contables realizados.
Con este procedimiento, su contador tendrá la información que necesita y podrá identificar si existen descuadres y encontrar la causa de los mismos. En sí, el objetivo de la conciliación bancaria es asegurar que los apuntes contables estén correctamente reflejados en el saldo de la banca.
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¿Cómo hacer una conciliación bancaria?
En términos generales, para realizar la conciliación bancaria debe considerar con tres elementos:
1. Poseer el extracto bancario del mes.
2. Poseer los registros de ingresos y gastos correspondientes al mismo mes.
3. Comparar línea por línea los conceptos y cantidades para asegurarse de que todo
coincida.
Este método es esencial para comprobar las transacciones, controlar de mejor forma el rendimiento de su empresa y finalmente, pero no menos importante, para prevenir pérdidas, ya que la conciliación bancaria le permite detectar los errores antes de que ocasionen complicaciones financieras.
Luego de tener esos elementos, los pasos para hacer su conciliación bancaria son:
1. Revisar sus estados de cuenta: obtenga sus estados de cuenta bancarios y los registros contables de su empresa del mismo periodo que desea conciliar.
2. Identificar transacciones: identifique todas las transacciones bancarias, ya sean depósitos, retiros, algunos cheques emitidos o cargos bancarios que se reflejen en su estado de cuenta.
3. Comparar los registros: compare todas las transacciones bancarias que haya identificado, junto a los registros contables de la empresa. Marque las transacciones que vayan coincidiendo en cada registro.
4. Realizar ajustes: en caso de que haya transacciones que presenten discrepancias, deberá corregir cualquier error.
5. Conciliación final: una vez que haya realizado todos los ajustes en los registros contables, compruebe el saldo final y este debe coincidir con el estado final ajustado a los registros finales de su empresa.
6. Guarde parte de la documentación: guarde una copia de la conciliación bancaria y cualquier documento de respaldo utilizado en el proceso para futuras referencias y auditorías.
¿Cómo mejorar el proceso de conciliación bancaria?
Aunque las tareas para efectuar la conciliación bancaria son sencillas, demandan mucho tiempo y meticulosidad. Un proceso en el que debe asegurarse de contar con la documentación adecuada, es decir, una copia de los archivos que desea conciliar. Sin duda, es una tarea laboriosa pero muy necesaria para la buena administración de su negocio.
Sin embargo, la tecnología nos ha permitido optimizar esas tareas que, aunque sean repetitivas, son indispensable para el correcto funcionamiento de su negocio. Es así que la mejor recomendación es automatizar el proceso.
En este caso, usted tendrá toda su documentación de forma ordenada y en un lugar práctico: en la nube. Esto significa que las pilas de documentos acumulados desaparecerán, y que el proceso de conciliación será más ágil y confiable.
Para este fin, muchos comercios han empezado a utilizar los sistemas ERP, los cuales fungen como un planificador de recurso que engloban los principales procesos administrativos, operativos y fiscales de las empresas.
La ventaja de esta herramienta es que son modulares; es decir, usted puede adquirir únicamente la herramienta que necesita. En este caso, lo recomendable es optar por los módulos de contabilidad y de bancos. Ahora es el momento indicado para modernizar su negocio. Es el tiempo justo para dejar en el pasado un proceso lento y laborioso.
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