Sistema de facturación e inventario: qué es y 3 beneficios de implementarlo en su comercio

ÍNDICE

• ¿Qué es un sistema de facturación e inventario? 

• Beneficios de contar con un sistema de facturación e inventario en su comercio

• Importancia de administrar la factura y el inventario en un solo sistema

• Sistema de facturación e inventario con ERP

¿Qué es un sistema de facturación e inventario?

Un sistema de facturación e inventario es un software que permite facturar y llevar el control del inventario desde los pedidos a los proveedores y además maneja los costos para cada artículo. Lo ideal es que el sistema también facture electrónicamente según los requerimientos del Ministerio de Hacienda. Por lo tanto, debe:

• Facturar según requisitos del Ministerio de hacienda
• Administrar pedidos a proveedores
• Ingresar y recepcionar mercaderías
• Despachar mercaderías desde las bodegas
• Controlar costos de inventario por artículo
• Auditar movimientos

Beneficios de contar con un sistema de facturación e inventario en su comercio

Existen muchas razones para tener un sistema de facturación e inventario. Una de las principales, es la incesante búsqueda por mantener un servicio vanguardista que satisfaga las necesidades de los clientes o bien, analizar los beneficios de contar con uno. 

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1. Graba a todos sus clientes y los almacena en una base de datos de manera segura y confiable.

Como propietario de un comercio, minisúper, supermercado, ferretería, etc., usted sabe que lo relacionado con la facturación (órdenes de compra, cuentas por pagar, informes, entre otras actividades) son procesos que no pueden dejarse en espera, y que, incluso, si carece de las herramientas adecuadas, la administración podría salirse de control y repercutir negativamente en los resultados de su negocio.

Justo en dilemas como el mencionado es que un sistema de facturación entra a salvar el día, ya que al contar con un software dedicado puede grabar todos sus clientes y almacenarlos en una base de datos de manera segura y confiable.

2. Registra todas sus ventas, facturas, proveedores, cuentas por pagar y por cobrar, entre otros

También tiene la facilidad de registrar todas sus ventas, facturas, proveedores, cuentas por pagar y por cobrar, entre otros. Lo que le ayudará a reducir los tiempos dedicados a la ejecución de estas tareas de forma manual, a la vez que minimiza las posibilidades de fraudes o equivocaciones en la facturación misma.

3. Control de inventario

Las funcionalidades de inventario del sistema permiten que la logística empresarial esté completa, ya que en esta función radica el conjunto de procedimientos y controles que organizan el respaldo de los productos ofrecidos por su comercio. Por lo que siempre tendrá garantizado el abastecimiento de materia prima para cumplir con la demanda del cliente.

No cabe duda de que un sistema de facturación e inventario es indispensable en los negocios, pues facilita la información y el control de todas las operaciones: desde la compra de los productos hasta su traslado, almacenaje y entrega al respectivo cliente.

Además, con un sistema de facturación e inventario avanzado podrá mejorar la planificación de la adquisición de suministros de forma más acertada. 

La tecnología permite disponer de información actualizada de todos los elementos que intervienen en el respaldo de inventario en los almacenes. Esto último ayuda a tomar decisiones, en tiempo real, basadas en la capacidad de abastecimiento y el cumplimiento satisfactorio de la cantidad, calidad y tiempo de entrega del producto.

Una alternativa de facturación

Contar con un proveedor de Facturación Electrónica para las empresas de servicios requiere de mucho esfuerzo, tiempo y dinero, sobre todo cuando se trata de depositar tu confianza en un sistema ágil y que te brinde asistencia oportuna, pues sabemos que Hacienda no perdona márgenes de error cuando se trata de cumplir con las contribuciones correspondientes.

Es por esto que, en NCQ, conscientes de lo frustrante que puede ser encontrar un sistema que se ajuste a sus necesidades y que garantice la agilidad, contribuya a la productividad y eficiencia que su negocio requiere, desarrollamos soluciones como QUPOS y Factun.

Sistema de facturación e inventario con ERP

¿Sabía que puede contar con un sistema que preste las funcionalidades de facturación e inventario y a la vez, otras de administración del negocio? En otros términos, un ERP que le permita tener los datos relacionados con contabilidad y recursos humanos en un solo lugar,  almacenados de manera ordenada y segura. Con un software ERP puede valorar esa opción que le da control de esas áreas que mencionamos.

Al contar con un sistema de facturación e inventario que cuente con otras funcionalidades de ERP, puede gozar del beneficio de la automatización de los procesos repetitivos y tediosos que suponen una alta inversión de tiempo. 

También puede descargar el siguiente libro electrónico que expone: 

• Aportes de un sistema de gestión empresarial a su negocio
• Ventajas de un sistema de gestión en las áreas operacionales y administrativas de su negocio.
• Facturación electrónica impulsada por un sistema de gestión empresarial
• Consideraciones para seleccionar un sistema de gestión empresarial

O bien, puede preguntar por los planes de QUPOS que le resolverán las necesidades de facturación e inventario en su negocio.