La gestión de la planilla de su empresa puede ser un proceso tardado y demandante. Eso sin mencionar el riesgo que implica realizarlo con cálculos manuales o formatos de Excel. Afortunadamente, hoy existen muchas alternativas, específicamente los software de planilla o nómina.
Estos software le permiten agilizar sus tareas de nómina por medio de la automatización de procesos e incluso integraciones que facilitan su interacción con instituciones financieras y fiscales. Funcionalidades como estas vuelven sus procesos más eficientes y exactos.
Aunque existen buenas opciones para el manejo de planillas, puede ser complicado encontrar una que se adapte fácilmente a las necesidades de su empresa. Aun así, hay algunos aspectos con los que todo buen software de planillas cumple. A continuación le compartimos algunas consideraciones que facilitarán su búsqueda de un sistema para su negocio.
¿A quién beneficia un sistema de planilla?
Los beneficios del sistema de gestión de planillas van más allá del departamento de Recursos Humanos (RRHH) o Contabilidad. Este provee herramientas que agilizan los procesos administrativos y repercute en varias áreas de la organización:
Dirección ejecutiva
Un sistema de planillas centraliza toda la información de pagos, bonificaciones, asistencia y la documentación de la relación laboral con cada colaborador. Esto le permite a los directivos de la empresa tener fácil acceso a información valiosa y actualizada para la toma de decisiones.
Coordinador de Recursos Humanos y encargado de planilla
La automatización de procesos facilita enormemente las tareas en estos roles, reduciendo el tiempo en el que se realizan los cálculos de la planilla y se generan los reportes. Además, permite al coordinador de RRHH tener disponible toda la documentación de cada colaborador para atender fácilmente cualquier consulta o solicitud.
¿Qué funciones debe tener mi sistema de planillas?
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Procesos automáticos
Poder realizar el cálculo de conceptos de pago es una función esencial de un sistema de gestión de planilla. Además, es importante que ofrezca funciones de generación automática de informes que simplifiquen la gestión de RRHH y la elaboración de presupuestos y procesos estratégicos similares. -
Facilidad de uso
El proceso de pago de nómina puede ser bastante complejo. Si además de eso le agregamos un software difícil de navegar, tendremos como resultado una solución poco práctica. Por este motivo es importante que tome en cuenta qué tan amigable es la interfaz de usuario del sistema que contrate. -
Funcionalidades del sistema
Su sistema de planilla debería permitirle llevar un registro de las asistencias, horarios, vacaciones y permisos. Esta función también le permite documentar y calcular horas extra para la compensación de sus empleados. -
Políticas de seguridad
Debido a la sensibilidad de los datos contables que se ingresan en un sistema de planillas, es imprescindible que se asegure de que el sistema que busca implementar en su empresa cuente con altos estándares de seguridad de la información. Confirme con el proveedor desde el inicio con qué garantías de protección cuenta su software. -
Integraciones
Una de las principales funcionalidades de un sistema de planillas debería ser la integración con organismos financieros y tributarios pertinentes. De este modo, las tareas administrativas realmente se simplifican y puede asegurar la eficiencia del departamento.
Además sería ideal que se pueda integrar con un sistema ERP en caso de que ya emplee uno, o lo haga en el futuro a medida que su negocio crece.
- Soporte técnico
Poner en marcha un sistema de planillas no sucede de un día para otro. Por eso es necesario que se asegure de que el sistema que va a implementar cuente con el respaldo y soporte del proveedor. De este modo un equipo experimentado podrá asegurarse de que su sistema funcione de la mejor manera en su empresa, y atender cualquier duda que le surja en el proceso.
Estas son solo algunas de las particularidades que usted debe tomar en cuenta al momento de elegir su sistema de gestión de planilla. Otros aspectos más específicos pueden surgir dependiendo de su empresa y la industria a la que pertenezca.
A medida de que su negocio crece, emplear nuevas tecnologías se torna de suma importancia. Seleccionar la opción correcta que se adapte a sus necesidades con un equipo de respaldo puede marcar la diferencia para sus operaciones.
QUPOS Recursos Humanos ofrece tal tecnología: una solución para las necesidades administrativas de su empresa. Este módulo incluye funcionalidades de control de asistencia, automatización de cálculos y reportes, y gestión de pagos.
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