Desde el 1 de diciembre de 2020 todos los contribuyentes deben agregar e implementar obligatoriamente el Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) en sus comprobantes electrónicos en su versión más reciente. Teniendo en cuenta eso, preparamos esta guía para explicarle todo lo referido al tema, a fin de agilizar su aprendizaje y mantenerse en regla con el Ministerio de Hacienda.
ÍNDICE DE CONTENIDO
¿Qué es CAByS, para qué se usa y quiénes deben implementarlo?
¿Dónde se debe incluir el código CAByS y cómo buscar los códigos de los productos?
Recomendaciones claves para implementar bien la categorización de códigos del CAByS
Lo que no se le debe olvidar sobre el CAByS
Entendiendo los códigos CAByS
Los códigos CABYS (Catálogo de Bienes y Servicios) son un componente esencial en el sistema de facturación y gestión de inventarios de los comercios en Costa Rica. Estos códigos estandarizados desempeñan un papel fundamental en la identificación y clasificación de productos y servicios.
¿Qué son los Códigos CABYS y cuál es su función en el comercio?
La categorización es orientada por el Banco Central de Costa Rica (BCCR) y el Ministerio de Hacienda. El CAByS brinda una numeración específica de hasta 13 dígitos que se debe incluir en la factura electrónica para cada bien o servicio comercializado.
Según el medio digital aDiarioCR.com, “el CAByS se ha establecido para identificar la trazabilidad de bienes y servicios de forma agrupada, identificar productos con impuesto diferenciado, tener control sobre los bienes y servicios comercializados y para efectos de análisis estadísticos desarrollados por el Banco Central.”
En otras palabras, con el uso de los códigos CAByS, el BCCR y Hacienda buscan:
- Determinar el nivel macroeconómico de todas las actividades del país y conocer cuál es la que genera más ingresos.
- Regular todas las actividades económicas de los contribuyentes y su correspondiente Impuesto de Valor Agregado (IVA).
- Garantizar que las empresas apliquen las tarifas del IVA que corresponden para cada producto o servicio.
Los códigos van dirigidos a todos los comercios y personas físicas que tengan factura electrónica.
Los siguientes enlaces lo llevarán al sitio web del Ministerio de Hacienda, donde encontrará información oficial sobre el tema.
- Qué es el Catálogo de bienes y servicios (Cabys)
- Presentación a modo de resumen del CAByS (publicada en agosto de 2020)
- Grabación de la charla virtual sobre el CAByS (realizado en agosto de 2020)
La implementación efectiva de los códigos CABYS en su comercio aporta al proceso de facturación y cumplimiento fiscal. En este capítulo, exploraremos cómo incorporar los códigos CABYS de manera práctica en sus operaciones diarias y cómo aprovechar al máximo sus beneficios.
Implementación práctica de los códigos CAByS en su comercio
La implementación efectiva de los códigos CABYS en su comercio aporta al proceso de facturación y cumplimiento fiscal. En este capítulo, exploraremos cómo incorporar los códigos CABYS de manera práctica en sus operaciones diarias y cómo aprovechar al máximo sus beneficios.
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¿Dónde se debe incluir el código CAByS y cómo buscar los códigos de los productos?
El código CAByS se debe incluir en todos los tipos de comprobantes:
- Factura electrónica (entre contribuyentes)
- Factura electrónica de exportación
- Factura electrónica de compra
- Tiquete electrónico (consumidor final)
- Nota de crédito
- Nota de débito
Para buscar el código que debe agregar a la factura, debe ingresar a la página web del BCCR y escoger una de las dos opciones que se ofrecen: buscador en línea o descarga completa de un archivo Excel.
Si usted seleccionó el buscador en línea del Catálogo de Bienes y Servicios, debe buscar, identificar y seleccionar uno por uno sus códigos e ingresarlos en la factura electrónica para que su sistema de facturación los coloque.
Es importante mencionar que la complejidad del trabajo dependerá de la cantidad de artículos o servicios que su empresa proporcione, por esa razón es que debe empezar a familiarizarse con este requerimiento desde ya.
Enlaces donde puede leer la información oficial publicada por Banco Central de Costa Rica:
- Manual de uso para la búsqueda de códigos en el Catálogo de bienes y servicios CAByS
- Preguntas frecuentes sobre el CAByS
Lo que no debe olvidar sobre el CAByS
- Si no usa el código CAByS al emitir el comprobante, no podrá facturar correctamente, porque Hacienda no aceptará la factura electrónica, por lo tanto, no podrá vender.
- El código debe colocarse en un lugar especial de la factura electrónica, asignando de esta forma, su actividad económica y su IVA.
Mejores prácticas para la asignación y uso de códigos CAByS
- Conozca sus productos y servicios: familiarícese con los productos y servicios que ofrece su comercio. Una comprensión clara de cada artículo le permitirá asignar los códigos de manera precisa.
- Identifique la numeración vigente para cada uno de los bienes o servicios que su negocio o empresa comercializa. En caso de dudas con la clasificación de alguno de sus artículos o servicios, es necesario que acuda a la administración tributaria para evitar problemas.
- Realice mantenimiento regular: establezca un proceso para el registro de sus productos en su sistema de punto de venta. A medida que su inventario cambie, asegúrese de que los códigos sigan siendo precisos.
- Infórmese con expertos para comprender adecuadamente el alcance, los pasos a seguir y las implicaciones que tendría no cumplir al pie de la letra la regulación.
- Analice cuidadosamente todas las características para una categorización eficaz. Si es responsable de un negocio que maneja códigos de barras, procure estandarizar los nombres de los artículos, a fin de recordarlos y categorizarlos fácilmente.
- Valide con su proveedor de factura electrónica que el campo para seleccionar el código “CAByS” está disponible en su software de facturación.
Cómo mantener actualizada la base de datos de códigos CAByS
- Colaboración con proveedores: mantenga una comunicación abierta con sus proveedores para asegurarse de que los productos que adquiere tienen los códigos CAByS correctos. Esto reducirá la posibilidad de errores en la asignación.
- Actualizaciones fiscales: Esté atento a las actualizaciones y cambios en las regulaciones fiscales relacionadas con los códigos CAByS. Asegúrese de que su sistema de punto de venta contemple y refleje estas modificaciones.
3 Errores comunes en la implementación de códigos CAByS
- Falta de apoyo técnico: siempre que tenga dudas sobre la asignación de códigos CAByS, consulte con el equipo de soporte técnico de su sistema de punto de venta o con expertos en la materia.
- Validación simple: antes de generar facturas o documentos de ventas, realice una validación doble para asegurarse de que los códigos CAByS sean correctos. Esto minimizará errores y problemas futuros.
- Capacitación del personal: capacite a su equipo sobre la importancia y el proceso de asignación de códigos CAByS en su sistema de punto de venta. Un personal bien informado contribuirá a una implementación exitosa.
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Herramientas tecnológicas para la asignación del CAByS
La tecnología puede ser su aliada en la optimización de procesos y la garantía del cumplimiento con las regulaciones fiscales en Costa Rica. Estas herramientas tienen códigos pre programados, de modo que se facilite en gran medida su proceso de asignación a los productos de su inventario o servicios provistos.
Software como QUPOS ofrecen funcionalidades adicionales para optimizar sus operaciones tributarias, tales como:
- Generación Automática de Facturas: genere automáticamente facturas que cumplan con las regulaciones fiscales, de modo que agilice el proceso y reduzca errores.
- Reportes Analíticos: obtenga reportes analíticos detallados para realizar un seguimiento eficiente y tomar decisiones informadas.
- Soporte técnico y actualizaciones: el equipo QUPOS se mantiene actualizado sobre las leyes fiscales vigentes, y aplica los ajustes pertinentes al sistema para asegurar la operación de su comercio. Además, se realizan eventos periódicos de instrucción sobre el uso de la herramienta con relación a cualquier actualización de parte del Ministerio de Hacienda.
La oferta de software y sistemas de gestión empresarial que ofrecen esta funcionalidad, es amplia, por lo que es importante que investigue y elija la opción que mejor se adapte a las necesidades específicas de su comercio.
Si aún no cuenta con un proveedor que le permita apegarse a los requerimientos de Hacienda para la facturación electrónica, entre sus opciones se encuentra Factun, una solución de NCQ Technologies. Esta se encarga de cubrir sus requerimientos de Facturación Electrónica de los siguientes sectores:
- Servicios Profesionales
- Empresas de Servicios
- Contadores.
Factun le ofrece planes de Facturación Electrónica, desde los más básicos como Plan Recargas hasta Planes Profesionales. Por otro lado, si usted es contador y maneja diferentes cuentas de sus clientes, Factun funciona de forma ideal, ya que le ofrece una cuenta maestra donde puede gestionar todas las demás desde un solo lugar.
En QUPOS, como proveedor de sistema de factura electrónica y gestión de negocios, trabajamos para brindarle la mejor solución para ayudarle a mantenerse al día con el régimen tributario.
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