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5 recomendaciones para hacer un buen cierre de caja diario

El cierre de caja es un método empleado para identificar el flujo de entrada y salida de dinero de un negocio o comercio. Su función es comparar el dinero en efectivo con los valores de ventas reportados en caja. Este proceso es crucial para todos los comercios que efectúan las operaciones de cobro al contado y ayuda a controlar la circulación diaria del dinero en su empresa.

 

Existen factores que impiden el apropiado cierre de caja, entre ellos están: contabilizar menos dinero del que debería haber y tener un valor de caja mayor al reportado.

cierre de caja o arqueo


Seguramente estos problemas le parecen conocidos, pues son dificultades frecuentes durante el
arqueo de cajaSi usted está en la búsqueda de consejos que le ayuden a optimizar su proceso de cierre de caja, ha llegado al lugar indicado. A continuación, le compartimos algunas recomendaciones para minimizar los errores y aumentar la eficiencia del método.

 

Consejos para realizar el cierre de caja

 

1. Inicie el día con una cantidad fija de dinero

Siempre verifique la cantidad de dinero previo al inicio de las actividades. No intente hacer esto a puerta abierta, pues podrían llegar clientes que con sus compras o ventas perjudiquen al proceso contable. Elija un momento oportuno para realizar este procedimiento con calma y sin necesidad de afectar los horarios de atención. 

 

2. No gestione cobros con el dinero de la caja

Evite crear más dificultades de las necesarias, no extraiga efectivo de la caja para saldar cuentas. Si desea llevar un proceso más ordenado, realice los pagos con dinero externo.

 

3. Considere el riesgo de descuadre

Priorice la ejecución de medidas administrativas para evitar los errores que provocan el descuadre. Algunas causas que lo generan son el robo hormiga, el cambio errado y el préstamo entre cajeros, entre otros. Para evitarlos, es aconsejable que supervise su negocio usando un sistema de cámaras; pero es imprescindible mantener controlados sus productos mediante el inventariado 

4. Delegue operaciones comerciales en un número concreto de trabajadores

De este modo centralizará los movimientos de caja en las personas más especializadas en el tema, lo que permitirá una mayor capacidad de supervisión y control de las operaciones.


En el caso de las macroempresas, donde la tasa de rotación de planilla es más alta, se puede delegar esta responsabilidad en los colaboradores que, por su destreza o antigüedad, generan mayor confianza.

5. Automatice el proceso con un sistema ERP

cierre de caja

Una de las principales razones por las cuales los cierres de cajas presentan descuadre es el factor humano. Debido a nuestra naturaleza, resulta inevitable cometer errores en los procesos que se nos encomiendan. Entonces, ¿de qué forma se pueden minimizar las equivocaciones de los colaboradores? Mediante el uso de un sistema ERP.

 

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Al automatizar el proceso de cierre de caja, logrará reducir las fallas en las finanzas, gracias a que un sistema ERP integra tanto los procesos internos de la compañía (contabilidad, inventarios y ventas, entre otros), como los externos (relación con clientes y proveedores), dejando la información compilada en una única base de datos compartida.

 

Recuerde, una de las principales oportunidades que usted tiene como organización es el aprovechamiento de las herramientas tecnológicas: el sistema ERP está enfocado en la optimización de los procesos financieros de la empresa, lo que contribuye al control de la entrada y la salida del dinero.

 

Automatizar los procesos, le posibilitará mejorar la salud financiera de su negocio y encaminarse hacia el crecimiento corporativo. ¿Está listo para que su compañía crezca? 

 

Otra alternativa 

cierre de caja o arqueo

Una solución alterna a la automatización del cierre de caja diario es utilizar una plantilla de Excel como esta. Su uso implica cincos pasos:

  1. Ingresar la fecha y las horas de inicio y fin del arqueo.
  2. Registrar en las celdas celestes las cantidades de billetes y monedas que hay en caja.
  3. Ingresar los equivalentes en efectivo de cheques u otros documentos, de ser necesario.
  4. Adjuntar los números de los comprobantes que respaldan los ingresos y egresos del día.
  5. Comprobar la validez del resumen y hacer las observaciones pertinentes.  

De esta manera, usted podrá saber si el dinero en efectivo y los valores de venta se corresponden o si existen diferencias.

Aunque parezca un ejercicio sin mucha importancia, el arqueo diario puede ahorrarle diversos problemas, porque practicándolo mantiene el control de los egresos e ingresos de su negocio y  puede detectar pérdidas de dinero rápidamente, para solucionarlas antes de que crezcan e impacten con mayor fuerza sus finanzas. 

 

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