Facturación electrónica gratuita: 3 razones para no implementarla en su comercio

La facturación electrónica ha sido uno de los cambios tecnológicos más importantes para Costa Rica en la actualidad, principalmente para negocios o comercios abastecedores o con control de inventario. 

Por ello, en temas tan delicados como la contabilidad, lo ideal es buscar una opción que responda a estas exigencias. Si está valorando usar un sistema de facturación electrónica gratuito en su negocio, acá le dejamos algunas de las razones por las que no debería considerarlo, pues a corto plazo invertirá más de lo que cree.

ÍNDICE  DE CONTENIDOS

• Razones para no usar un sistema de facturación gratuito
• ¿Cómo revertir los riesgos de contar con un sistema de facturación electrónica gratuito?
• ¿Cuál es el mejor proveedor de sistema de facturación electrónica en Costa Rica?

Razones para no usar un sistema de facturación gratuito

A continuación le presentamos 3 riesgos de contar con un sistema de facturación gratuito.

1. No hay garantías del manejo correcto de la información  

La seguridad de los datos de su negocio o comercio, sea minisúper o supermercado, es una de las principales preocupaciones de los usuarios y unos de los aspectos más importantes al hablar de facturas electrónicas. Con un sistema de fracturación gratuito, existe el riesgo de que no se garantice el manejo correcto de la información privada (como artículos, clientes, precios, etc.), por lo que puede caer  en manos de hackers capaces de cometer todo tipo de actividades fraudulentas en línea, tal como se ha visto en los últimos meses.

2. El programa presentará fallas más allá de la facturación electrónica de manera frecuente 

Otro de los riesgos con un sistema de facturación electrónica gratuito es que no contará con un servicio de soporte que atienda las eventualidades de su uso. Si el programa presenta una falla técnica, el usuario será el principal afectado, por lo que también existe el riesgo de que este sea quien asuma las consecuencias contables y administrativas provocadas.

3. Implicación de contratiempos e inconvenientes con la Dirección de Tributación y Hacienda

Por otro lado, usar un sistema facturador electrónico gratuito que no cuente con los procesos básicos que cualquier comercio requiere, puede crear serios contratiempos e inconvenientes con la Dirección de Tributación, lo cual sería perjudicial para su negocio, puesto que incumpliría con el proceso estipulado por el Ministerio de Hacienda.

¿Cómo revertir los riesgos de contar con un sistema de facturación electrónica gratuito a fin de evitar errores?

1. Busque un proveedor de facturación electrónica con experiencia

Es importante que cuente con un proveedor de facturación electrónica que tenga experiencia en sistemas de comercio, el cual le garantice la resolución de sus necesidades cotidianas y se ajuste a los requerimientos de la legislación costarricense. Evite optar por soluciones gratuitas que más temprano que tarde le serán más costosas.

Si agregado a esto, ese proveedor integra la facturación electrónica con los módulos que resuelve un sistema ERP como el pago de cesantía y otras funciones de contabilidad, su empresa crecerá en eficiencia y se ahorrará malentendidos con Hacienda y sus clientes.

2. Asegúrese de seguir el proceso necesario para emitir los comprobantes correctamente

Cuando haya contratado un proveedor de sistema de facturación electrónica confiable, asegúrese de que este sigua el proceso necesario para emitir los comprobantes correctamente. Por ejemplo, si usa el recurso ofrecido por Hacienda, deberá seguir 30 pasos para finalizar una sola transacción. Si incumple con alguno de ellos, su factura tendrá errores o no será emitida. Por esto es aconsejable que contrate un proveedor que cuente con un sistema intuitivo y fácil de usar. 

3. Asegúrese de que el sistema de facturación genera el documento XML

Es importante que se esté generando y enviando el documento o archivo XML, tanto a Hacienda como a su cliente, y que constate que fue recibido correctamente. Si a estas alturas, desconoce cómo se debe facturar según el Ministerio de Hacienda, le recomendamos ponerse al tanto y evitar ser multado por incumplir con lo establecido.

>> Cómo se debe implementar la facturación electrónica según el Ministerio de Hacienda <<

¿Cuál es el mejor proveedor de sistema de facturación electrónica en Costa Rica? 

Entonces, quizás si ha llegado a este punto, esté buscando una respuesta para esta pregunta. Acá le mencionamos uno de los mejores proveedores de sistemas de facturación electrónica en el país: NCQ Solutions S. A. que cuenta con QUPOS, el sistema que:

1. Le ayuda a eliminar o enmendar los errores de la facturación electrónica

QUPOS en principio le ayuda a eliminar los errores de la facturación electrónica, porque ha sido diseñado para satisfacer las necesidades específicas de comercios como: supermercados, minisúper, ferreterías, empresas de distribución, tiendas, carnicerías, entre otros rubros.

Además puede enmendar una equivocación manual, por ejemplo: si emitió una factura y luego se dio cuenta de que tenía un error: para esto existen la nota de débito y la nota de crédito, las cuales, de acuerdo con el Ministerio de Hacienda, permiten “anular o modificar los efectos contables de la factura electrónica o tiquete electrónico, sin alterar la información del documento origen”.

La nota de débito electrónica se utiliza cuando hay un saldo extra en la factura: intereses, mora u otro error que incremente la cuenta. La nota de crédito, en cambio, permite quitar o disminuir un monto, esto es necesario cuando se desea agregar un bono, un descuento o hacer una rebaja, por mencionar algunos.

Es importante que cuando contrate los servicios de un proveedor de facturación electrónica, verifique que le ofrezca esta opción para enmendar posibles errores. Veamos esta función explicada en el siguiente video.

El sistema de facturación electrónica QUPOS, también cuenta con módulos de inventario o recepción de mercadería, bodega, etiquetado de artículos y góndolas; así como integraciones: balanzas, datáfonos, etc., que le permitirán responder a varias necesidades con un solo sistema. A la vez que el personal de su comercio se adaptará fácilmente por el diseño intuitivo con lo que ha sido creado. Además, siempre está en constante actualización.

2. Cuenta con funciones de ERP que ayudan en la facturación electrónica y demás.

Dichas funciones también le ayudarán a:

• Definir las promociones y los descuentos de antemano, de modo que al facturar no tendrá inconvenientes con estos datos.
• Tener un control de listas de precios, para que al cobrar sus productos no yerre.
• Poseer un inventario completo de sus productos y tendrá la posibilidad de revisar las existencias en línea, de tal manera que no facture productos equivocados.

En resumen, QUPOS es un sistema que también adopta funcionalidades de ERP para resolver necesidades de contabilidad o de Recursos Humanos. Su tecnología innovadora facilita el trabajo en todos los procesos medulares de su comercio, lo que permite una perfecta sinergia entre sí.

Conclusiones

Recuerde que los errores de facturación electrónica pueden generarle pérdidas de dinero, tiempo y clientes, para evitar esto contrate a un proveedor de sistema de facturación electrónica con experiencia en sistemas de comercio y demás integraciones. Le será más fácil garantizar la respuesta a las necesidades recurrentes de su comercio y las de sus trabajadores, en el caso de que también cuente con módulos para Recursos Humanos. 

Si se le olvidó algún dato al emitir una factura electrónica, o si ingresó una cantidad errónea; o quizás, envió el archivo final en un formato que no acepta Hacienda, tenga por seguro que un sistema de facturación electrónica gratuito no lo resolverá. Porque generalmente no brindan soporte técnico, así que perderá dinero en multas y no satisfacerá a sus clientes. 

QUPOS le servirá como un sistema de facturación e inventario o bien, como un sistema que también integra funcionalidades de ERP. Si desea conocer cómo nuestro sistema puede ayudarle en su comercio, lo invitamos a que solicite una cotización.

Resuelva a todas las necesidades de su comercio con QUPOS