Blog

5 recomendaciones para hacer un buen cierre de caja diario

cierre de caja o arqueo

El cierre de caja es un método empleado para identificar el flujo de entrada y salida de dinero de un negocio o comercio. Su función es comparar el dinero en efectivo con los valores de ventas reportados en caja. Este proceso es crucial para todos los comercios que efectúan las operaciones de cobro al contado y ayuda a controlar la circulación diaria del dinero en su negocio.

 

Factores que impiden el apropiado cierre de caja: contabilizar menos dinero del que debería haber y tener un valor de caja mayor al reportado.

 

Seguramente estos problemas le parecen conocidos, pues son dificultades frecuentes durante el cierre de cajaSi usted está en la búsqueda de consejos que le ayuden a optimizar este proceso, ha llegado al lugar indicado. A continuación, le compartimos algunas recomendaciones para minimizar los errores y aumentar la eficiencia del método.

 

Consejos para realizar el cierre de cajacierre de caja o arqueo

1. Inicie el día con una cantidad fija de dinero

Siempre verifique la cantidad de dinero previo al inicio de las actividades. No intente hacer esto a puerta abierta, pues podrían llegar clientes que con sus compras o ventas perjudiquen el proceso contable. Elija un momento oportuno para realizar este procedimiento con calma y sin necesidad de afectar los horarios de atención. 

 

2. No gestione cobros con el dinero de la caja

Evite crear más dificultades de las necesarias, no extraiga efectivo de la caja para saldar cuentas. Si desea llevar un proceso más ordenado, realice los pagos con dinero externo.

 

3. Considere el riesgo de descuadre

Priorice la ejecución de medidas administrativas para evitar los errores que provocan el descuadre. Algunas causas que lo generan son el robo hormiga, el cambio errado y el préstamo entre cajeros, entre otros. Para evitarlos, es aconsejable que supervise su negocio usando un sistema de cámaras, aunque siempre es necesario mantener sus productos controlados mediante el inventario 

Las malas prácticas administrativas son eslabones de una cadena de problemas que afectan la salud financiera de la empresa. En el momento menos indicado puede verse en una situación en la que no podrá hacerle frente a sus cuentas por cobrar, proceso que también tiende a ejecturarse con muchos errores.

 

Es recomendable que luego de aplicar los ajustes necesarios a su proceso de cierre de caja, revise cómo van sus pagos: si existen errores de cuidado y qué tal está la estabilidad financiera de su comercio, pues las cuentas por pagar también son un proceso que se efectua con muchas equivocaciones. Por eso, es oportuno que sepa cómo evitar los principaes errores en las cuentas por pagar.

 

>> Evite errores en el proceso de cuentas por pagar <<

 

4. Delegue operaciones comerciales en un número concreto de trabajadores

De este modo centralizará los movimientos de caja en las personas más especializadas en el tema, lo que permitirá una mayor capacidad de supervisión y control de las operaciones.


En el caso de las macroempresas, donde la tasa de rotación de planilla es más alta, se puede delegar esta responsabilidad en los colaboradores que, por su destreza o antigüedad, generan mayor confianza.

5. Registre las actividades del día

Para este fin, es recomendable utilizar un archivo excel. Su uso implica cincos pasos:

  1. Ingresar la fecha y las horas de inicio y fin del arqueo.
  2. Registrar en las celdas celestes las cantidades de billetes y monedas que hay en caja.
  3. Ingresar los equivalentes en efectivo de cheques u otros documentos, de ser necesario.
  4. Adjuntar los números de los comprobantes que respaldan los ingresos y egresos del día.
  5. Comprobar la validez del resumen y hacer las observaciones pertinentes.  

De esta manera, usted podrá saber si el dinero en efectivo y los valores de venta se corresponden o si existen diferencias.

El cierre de caja puede ahorrarle diversos problemas porque practicándolo mantiene el control de los egresos e ingresos de su negocio, y  puede detectar pérdidas de dinero rápidamente para solucionarlas antes de que crezcan e impacten con mayor fuerza en sus finanzas.

 

Otra alternativa: automatice el proceso con un sistema ERP

cierre de caja

El factor humano es una de las principales razones por la cual los cierres de cajas presentan descuadres. Debido a nuestra naturaleza, resulta inevitable cometer errores en los procesos que se nos encomiendan, bien sea en el cálculo de cesantía, al llevar las cuentas por pagar y, por supuesto, en el cierre de caja. Entonces, ¿de qué forma se pueden minimizar las equivocaciones de los colaboradores? Mediante el uso de un sistema ERP.

 

Al automatizar el proceso de cierre de caja logrará reducir las fallas en las finanzas, gracias a que un sistema ERP integra tanto los procesos internos de la compañía (contabilidad, inventarios y ventas, entre otros), como los externos (relación con clientes y proveedores), dejando la información compilada en una única base de datos compartida.

 

Recuerde, una de las principales oportunidades que debe aprovechar es el uso de las herramientas tecnológicas: el sistema ERP está enfocado en la optimización de los procesos financieros de la empresa, lo que contribuye al control de la entrada y la salida del dinero.

 

Automatizar los procesos le posibilitará mejorar la salud financiera de su negocio y encaminarse hacia el crecimiento corporativo. ¿Está listo para que su compañía crezca? Le recomendamos que conozca cuáles son las ventajas que un sistema ERP puede aportarle a su negocio. Para esto, le sugerimos considerar una de las opciones más completas en el mercado: Qupos.

 

El momento para que su empresa crezca es ahora.

 

Beneficios de utilizar un sistema ERP

 

 

Obtén nuestro ebook

Ebook: ¿Cómo un sistema ERP puede mejorar la operación de su negocio?

Nueva llamada a la acción
ebook-1