Implementar la facturación electrónica en los comercios ha sido una de los procesos más complejos para los comercios, sin embargo, este método es fundamental para llevar finanzas más ordenadas; también garantiza competitividad al reducir los fraudes y evasiones de impuestos.
Quizás haya escuchado algo sobre factura digital; pero, este término es distinto a la facturación electrónica, pues la digital consiste en entregar únicamente un documento a través de plataformas como el email.
Si activar la facturación electrónica en su negocio le parece demasiado complicado, en este post le explicaremos de manera sencilla cómo hacerlo, según el Ministerio de Hacienda costarricense.
¿Cuáles son los elementos claves de una factura electrónica?
Aunque la manera de emitir, crear y almacenar la factura electrónica difiere en varios aspectos de la manera tradicional, estos son los elementos esenciales debe contener el tiquete electrónico:
- Valor del total de la factura, representado en la moneda local ( o sea colones)
- Razón social.
- Numeración consecutiva (un método de seguridad para evitar alteraciones en la factura)
- Clave numérica (es una secuencia de 50 dígitos creada de manera automática que garantiza una factura segura y auténtica).
- Formas de pago y condiciones de venta.
- Medios de pago.
- Descuentos o liquidaciones.
Antes de aprender sobre la factura electrónica, tenga en cuenta los siguientes pasos obligatorios, previos a adquirir un software en especial:
1-Regístrese como contribuyente ante el Ministerio de Hacienda: tanto empresas, negocios, personas naturales o jurídicas deben estar inscritos en esta institución.
2-Inscribirse como emisor-receptor: al momento de crear comprobantes electrónicos, es importante estar registrado en el ATV (Administración Tributaria Virtual).
3-Obtener la llave criptográfica en el ATV: La factura electrónica debe estar firmada digitalmente por la llave criptográfica del ATV que se obtiene a través del Ministerio de Hacienda.
En caso de errores o correcciones a la factura electrónica, no se asustes si necesita enmendar la equivocación, puede recurrir a estas opciones:
Nota de débito: la nota de débito electrónica se usa cuando hay saldo extra en la factura, ejemplo al aplicar intereses, mora, u otro error que haga aumentar la cuenta.
Nota de crédito: la nota de crédito se usa al quitar o disminuir un monto a la factura; ejemplo al agregar bonos, descuentos, rebajas o liquidaciones.
Es importante recordar que si no implementa la factura electrónica podría pagar una multa de 800,000 colones y aumentar en caso de cometer errores al momento de crear las facturas.
Los comprobantes electrónicos mejoran considerablemente el orden de las facturas, además contribuiría al cuido del medio ambiente al reducir el uso de papel, también podrá evaluar con mayor precisión el desempeño de su negocio.
Este proceso puede efectuarse de manera confiable y segura a través de un sistema ERP con facturación electrónica, porque, además de automatizar el proceso, tendrá la facilidad de optimizar porcesos ligados a la facturación, tales como ventas, contabilidad e inventario, entre otros procesos.
Existen muchas ventajas de optar por un sistema ERP con facturación incluida. Conozca más al respecto:
>> Por qué su comercio necesita un sistema ERP con facturación electrónica <<
Beneficios del módulo de facturación electrónica de Qupos para comercios
Al ser más ágil en el proceso de facturación, también podrá evitar perder documentación importante y mantener en orden su información tributaria.
Si adquiere un sistema ERP que tenga un módulo de facturación electrónica, tendrá la ventaja de integrar información clave como: gestiones de recursos humanos, logística, etc., de modo que le ayudará a evitar errores frecuentes que limiten el desarrollo de su comercio.
Este módulo es perfecto para buscar de manera fácil los documentos y facturas almacenadas anteriormente. Además, puede tener un control riguroso de todo el inventario. De igual forma, ahorrará un 90 % en gasto de papel.
El modulo de facturación electrónica de Qupos, debido a la constante modernización del sistema, podrá cumplir los requisitos fiscales en tiempo y forma. Además, el equipo está bien capacitado para ayudarle a resolver los incovenientes. El software y su módulo tienen una interfaz sencilla, por lo que tendrá dificultad 0 al momento de implementarlo.
Este es solo una pequeña muestra de lo que puede hacer un sistema ERP por usted. Las ventajas de un software como el de Qupos le ayudarán a erradicar esos errores que impiden el flujo adecuado de sus procesos: facturación ineficiente, inventarios mal elaborados, errores en las cuentas por pagar, entre otas.
No más procesos ineficientes: aumente la productividad y erradique los errores en las áreas medulares de su empresa,
.png?width=509&name=3-layers%20(2).png "3-layers (2)")
